【例文つき】退職の挨拶メールのポイント・書き方

退職先生

退職を決めた時、同僚や上司、社外でお世話になった方に感謝の気持ちを伝えたいと思う方も多いのではないでしょうか。退職の挨拶メールは、その最適な方法の一つです。この記事では、退職の挨拶メールの書き方や例文、注意点などを紹介します！

メールの目的

メールの目的・主旨は下記になります。

社内への退職挨拶メール

退職の報告
感謝の気持ちを伝える
今後の連絡先の共有
繋がりを続けたい意思を示す

社内向けメール構成を見る

社外への退職挨拶メール

退職の報告
感謝の気持ちを伝える
後任の紹介
今後の連絡先の共有（必要に応じて）

社外向けメール構成を見る

社内への退職挨拶メール構成

退職の挨拶メールは、以下の要素を含めるようにしましょう。

件名
宛先
自分の名前
挨拶
退職の報告
感謝の言葉
今後の連絡先
結びの言葉

社内退職挨拶メールの例文

【件名】〇〇株式会社を退職することになりました

【宛先】全社員向けのメーリングリスト

【本文】皆様

お世話になっております。〇〇部の〇〇です。

突然のお知らせで恐縮ですが、この度私は〇〇株式会社を退職することになりました。退職の理由は〇〇〇〇です。

在籍中は多くの方々に支えられ、成長させていただいたことを深く感謝しております。特に部署の先輩方や同僚の皆様には、日々の業務で多くのことを教えていただきました。これまでの経験は私の財産となり、今後の人生に生かしていくことを心から楽しみにしています。

退職後も皆様とのつながりを大切にしたいと思っておりますので、お時間が許す限りで結構ですので、ぜひ連絡を続けていただけると幸いです。私の連絡先は以下の通りです。

〇〇〇〇〇メールアドレス：example@example.com

電話番号：090-1234-5678

SNS（LinkedIn, Facebook等）：https://www.example.com/profile/yourname

これからは違う立場となりますが、何かお力になれることがあればお気軽にお声がけください。また、皆様の今後の活躍を心よりお祈り申し上げます。

最後になりますが、本当にありがとうございました。今後もどうぞよろしくお願い申し上げます。

敬具

社外への退職挨拶メール構成

社外への退職の挨拶メールは、以下の要素を含めるようにしましょう。

件名
宛先
自分の名前
挨拶
退職の報告
感謝の言葉
後任の紹介
今後の連絡先（必要に応じて）
結びの言葉

社内退職挨拶メールの例文

【件名】〇〇株式会社を退職することになりました

【宛先】取引先担当者のメールアドレス

【本文】〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

突然のお知らせで恐縮ですが、この度私は〇〇株式会社を退職することになりました。退職の理由は〇〇〇〇です。

取引先として、また個人としても大変お世話になりましたこと、心から感謝申し上げます。〇〇様のご支援のおかげで、私たちのプロジェクトは着実に進んでおりました。

私の後任として、〇〇〇が担当させていただくことになりました。彼/彼女は熱心で信頼できる方ですので、引き続きよろしくお願いいたします。後任の連絡先は以下の通りです。

〇〇〇〇〇メールアドレス：successor@example.com

電話番号：090-5678-1234

今後とも、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

また、退職後もお互いの業界で活躍されることを心よりお祈り申し上げます。私の個人的な連絡先は以下の通りです。

〇〇〇〇〇メールアドレス：example@example.com

電話番号：090-1234-5678 SNS（LinkedIn, Facebook等）：https://www.example.com/profile/yourname

今後もお互いのネットワークを大切にしていきたいと考えておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

この度は本当にありがとうございました。

敬具

退職メールを送る際の注意点

送信前に確認: 送信前に文面をよく確認し、誤字脱字や不適切な表現がないかをチェックしましょう。
宛先の確認: 誰に送るかを明確にし、個別に送るか一斉送信するかを検討しましょう。
適切なタイミング: 退職が正式に決まったタイミングで送りましょう。また、送る日時も働いている時間帯に合わせて配慮しましょう。
感情のコントロール: 退職には様々な感情が伴うことがありますが、挨拶メールでは適切な言葉遣いと感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。

退職メール Q＆A

退職メールを送るタイミングはいつがいいのでしょうか？: 退職が正式に決まり、上司や人事との手続きが終わった後に送ると良いですね。送信する日時は、働いている時間帯に合わせ、できれば退職日の1週間から数日前くらいに送るとスムーズです。
退職理由はどの程度詳しく書くべきでしょうか？: 退職理由は、適切な範囲でシンプルに記載することがおすすめです。個人的な事情や他社への転職など、詳しい内容を書く必要はありません。例えば、「家庭の事情」「引っ越しに伴う地域変更」など、短く伝える言葉で理由を示すことが適切です。
全社員に送るべきでしょうか？それとも個別に送るべきでしょうか？: 退職メールは、全社員に送ることも、個別に送ることもできます。全社員に送る場合は、会社のメーリングリストを利用して送信できます。個別に送る場合は、直接関わった同僚や上司、取引先などに送るといいですね。送る相手によってメールの内容を調整し、個別の関係性に合わせた挨拶をすると、より心に響くメッセージになります。
退職後の連絡先を記載すべきでしょうか？: 退職後も連絡を続けたい相手に対しては、個人のメールアドレスや電話番号、SNSアカウントなどの連絡先を記載すると良いですね。ただし、送信相手によっては、連絡先を控えめにしたり省略することも検討してください。
メールではなく、直接挨拶すべきでしょうか？: できるだけ、直接挨拶することが望ましいですね。退職メールは、直接挨拶が難しい相手や、全体に連絡を伝える手段として利用されることが一般的です。退職前に直接挨拶ができる同僚や上司には、直接の挨拶を心がけましょう。お別れの言葉を直接伝えることで、相手とのつながりがより深まり、感謝の気持ちも伝わりやすくなります。