退職先生会社を辞めようと思ったとき、退職の意思を上司にどのやってに伝えるべきか迷っていませんか？
特に、直接話すのが難しい状況や、直接話すのが怖いと感じる場合、メールでの連絡を選ぶこともあるかもしれません。しかし、その際のマナーや注意点は知っておきたいところ。
この記事では、メールでの退職の連絡が適切かどうか、またその際の注意点や例文を紹介します。
そもそもメールでの退職の連絡は適切？
退職の意志を伝える方法は、職場の文化や上司との関係性、そして状況によりますが、基本的には上司に直接会って話すことが望ましいです。しかし、次のような状況ではメールでの連絡を選択することもあります。
- 直接話すのが難しい状況
- 直接話すのが恐い、または不安を感じる場合
- 上司が遠隔地にいる、または長期出張で直接会うのが難しい場合
上記に該当しない場合は、可能な限り対面で話した方が誠意が伝わるのは間違いないです。
メールで退職の意思を伝える場合の注意点
どうしてもメールで退職の意思を伝える場合、下記点に気をつけてメールを作成するようにしましょう。
1.丁寧な表現を使うこと
退職の連絡は重要なメッセージです。感情的な言葉遣いやカジュアルな表現は避け、できるだけ丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。
2.完結に書くこと
退職する旨を伝えるのに長文は必要ありません。まずはわかりやすく書くことを意識しましょう。
3.明確に意志を伝えること
退職の意志は、あいまいな表現を避け、明確に伝えることが大切です。具体的な退職希望日を明記することで、上司もそれに対する対応を考えやすくなります。
メール例文
以下はメールの例文です。参考にしてください。
メール件名：退職の相談
●● 部長（役職名）
お疲れ様です。●●●部の△△です。
突然ではありますが、この度●●月を目途に退職を検討しています。
具体的に申し上げますと●●月●●日を希望しています。
この件について一度ご相談させていただけないでしょうか。
お忙しいところ、お手数をおかけいたしますが何卒よろしくお願いいたします。
●●●部 △△
退職先生退職のメールを送るときは、端的で明確に書くことが重要です！
退職までの流れ
まず、上司からの反応を待ちます。上司は退職の意思を受け止め、次のステップを決定するための返信を行うでしょう。これは通常、直接面談を設定するための提案や、詳細を確認するための質問が含まれます。
退職の意志が確認されたら、上司や人事部門との面談が設定されることが多いです。この面談では、具体的な退職理由、退職日、引き継ぎについてなど、詳細を話し合います。また、退職に至った背景や改善すべき点など、会社へのフィードバックを求められることもあります。
面談後、正式な退職手続きが始まります。これには、退職届の提出、社内のアナウンス、退職日の確定などが含まれます。
退職日が近づくと、業務の引き継ぎが始まります。これは、あなたが担当していた業務を他のスタッフに引き継ぐ過程で、具体的な手順や必要な情報を伝えることを含みます。
退職日には、最終的な手続きが行われます。これには、会社の財産の返却、最終給与の支払いの確認、社内の別れの挨拶などが含まれます。
退職メールに関するQ＆A
- そもそもメールで退職の意志を伝えるのは適切ですか？
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一部の場合では、メールでの通知が受け入れられるかもしれませんが、可能であれば直接上司に会って話すことをお勧めします。
- 退職のメールを送るタイミングはいつが良いですか？
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これは会社の規定によりますが、一般的には退職予定日の1ヶ月前に退職の意志を伝えることが推奨されます。ただ、いろいろな理由で１ヶ月で退職することを否定することもあるので、出来る限り余裕をもって早めに伝えることをおすすめします。
- 退職のメールを送った後の反応はどうすればいいですか？
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退職のメールを送った後は、上司や人事部門からの返信を待つことになります。返信が来たら、提案された面談の日時を確認し、必要な準備を行います。
- 退職のメールを誤って送信した場合、どうすればいいですか？
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万が一、退職のメールを誤って送信した場合は、すぐにその事実を上司に伝え、誤送信であったことを明確に説明しましょう。誤解を招かないように、迅速かつ誠実な対応が求められます。
退職先生退職の意思を伝えることはとても勇気が必要ですが、メールでの意思表示は、直接話すよりマイナス要素が働くことが多くあると思うので、可能な限り対面で報告することを推奨します。
ただ、ブラック企業や会話が成立しない方が上司の場合は、メールですまして次にステップアップしましょう！
